Condizioni Generali di Servizio
Regole di utilizzo, account, servizio, Cedoly Pro, sicurezza e responsabilità.
Sintesi essenziale
Cedoly aiuta le organizzazioni a gestire e distribuire documenti del personale e consente agli utenti autorizzati di accedere alle sole funzioni e informazioni associate alla loro identità. L'autenticazione è unica: non attribuisce da sola un ruolo, un tenant o il potere di vincolare un'organizzazione. I risultati dell'elaborazione documentale vanno verificati prima delle operazioni definitive. Per le nuove attivazioni Cedoly Pro offre 7 giorni di prova gratuita, una sola volta per Organizzazione, poi costa 19,90 euro al mese IVA inclusa e si rinnova automaticamente fino alla disdetta. Gli abbonamenti già attivi conservano il prezzo e la periodicità concordati. Questa sintesi facilita la lettura ma non sostituisce le disposizioni complete che seguono.
1. Definizioni
"Cedoly" o "Servizio" indica il servizio software professionale descritto nelle presenti Condizioni. "Fornitore" indica LG Trading Srl. "Cliente" o "Organizzazione" indica il soggetto professionale che attiva o utilizza Cedoly nell'ambito della propria attività. "Utente Autorizzato" indica la persona fisica ammessa all'accesso, inclusi amministratori, delegati, dipendenti, collaboratori e destinatari dei documenti. "Account" indica l'identità tecnica autenticata mediante Firebase UID. "Dati del Cliente" comprende documenti e informazioni trattati per conto dell'Organizzazione. "Cedoly Pro" indica l'unico piano a pagamento del Servizio. "DPA" indica l'accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell'articolo 28 GDPR, concluso separatamente nel contesto della relativa Organizzazione.
2. Identità e contatti del Fornitore
Cedoly è fornito da LG Trading Srl, C.F./P. IVA 05060650230, con sede legale in Via Olga Visentini 1, 37053 Cerea (VR), e contatto generale e di assistenza info@cedoly.it. Le presenti Condizioni disciplinano un servizio SaaS destinato a organizzazioni, datori di lavoro, professionisti e relativi Utenti Autorizzati nell'ambito di attività professionali; il Servizio non è offerto come prodotto destinato ai consumatori.
3. Ambito soggettivo e formazione del rapporto
Le disposizioni su account, sicurezza, uso consentito, riservatezza, proprietà del software e accesso ai propri documenti si applicano a ogni Utente Autorizzato. Le disposizioni su pagamento, Cedoly Pro, istruzioni sui Dati del Cliente, DPA e obblighi organizzativi si applicano soltanto all'Organizzazione e alla persona che agisce con poteri sufficienti per suo conto. L'accesso di un dipendente o di un destinatario non lo rende debitore del prezzo, titolare del trattamento per conto del datore di lavoro, rappresentante dell'Organizzazione o parte del DPA. Chi attiva Cedoly Pro o accetta il DPA dichiara di essere autorizzato a vincolare la specifica Organizzazione interessata.
4. Oggetto e descrizione del Servizio
Cedoly consente, secondo le funzioni abilitate, di caricare documenti PDF del personale, estrarne e organizzarne informazioni, associare documenti e destinatari, controllare il flusso, trasmettere comunicazioni email e rendere disponibili documenti agli Utenti Autorizzati. Può inoltre consentire di registrare e consultare timbrature e riepiloghi di presenza; gestire manualmente richieste di ferie, permesso o assenza con tipo, motivazione, eventuali note, periodo e stato; amministrare cataloghi di corsi e formazione, prenotazioni, partecipanti e completamenti. Nello stato corrente non è attiva una funzione di localizzazione, geofence o configurazione cartografica delle sedi e le richieste di assenza o permesso non vengono approvate o rifiutate automaticamente. Le funzioni accessorie comprese nel Servizio non costituiscono piani commerciali autonomi. Le caratteristiche correnti sono quelle effettivamente rese disponibili nell'interfaccia e nella documentazione operativa.
5. Account, autenticazione e identità
L'autenticazione può avvenire con provider federati resi disponibili oppure con email verificata e codice monouso. I metodi servono a stabilire l'identità tecnica e il Firebase UID; autorizzazioni, tenant, documenti e funzioni sono risolti separatamente sulla base delle associazioni persistenti presenti nel sistema. "Accedi" e "Crea il tuo account" esprimono un intento dell'interfaccia e non creano motori di autenticazione distinti. Un Account è personale: non può essere ceduto o condiviso e non attribuisce automaticamente poteri per conto di un'Organizzazione.
6. Utenti Autorizzati e gestione degli accessi
L'Organizzazione determina, nei limiti delle funzioni disponibili, quali persone possono operare sui propri dati ed è responsabile dell'accuratezza degli indirizzi, delle deleghe e della revoca tempestiva degli accessi non più necessari. Ogni Utente Autorizzato usa soltanto le funzioni e i dati legittimamente associati al proprio Account, protegge dispositivi e sessioni e segnala senza ritardo accessi sospetti. Le associazioni persistenti a tenant o documenti prevalgono su mere supposizioni basate sull'indirizzo email.
7. Requisiti e responsabilità sui dati
L'Organizzazione carica e tratta soltanto dati e documenti per i quali dispone di una base giuridica, di poteri e di istruzioni validi; adempie agli obblighi lavoristici, fiscali, informativi e di conservazione di propria competenza; mantiene aggiornati destinatari e autorizzazioni; applica minimizzazione ed esattezza. Per timbrature, presenze, richieste di assenza o permesso e attività formative, l'Organizzazione valuta e documenta i presupposti applicabili, informa i lavoratori, limita dati, accessi e periodo di utilizzo a quanto necessario e non usa il Servizio per controlli occulti o finalità incompatibili. Motivi e note relativi alle assenze possono rivelare dati sulla salute: l'Organizzazione deve evitare dettagli non necessari e verificare le condizioni dell'articolo 9 GDPR. L'Organizzazione resta proprietaria o legittima detentrice dei Dati del Cliente e non trasferisce a Cedoly diritti ulteriori rispetto a quelli necessari all'erogazione.
8. Caricamento ed elaborazione automatizzata dei documenti
Cedoly può utilizzare servizi cloud per l'elaborazione automatizzata dei documenti, finalizzata all'identificazione, estrazione, organizzazione e associazione delle informazioni necessarie all'erogazione del Servizio. Il processo assiste il flusso operativo, può produrre errori e non sostituisce la verifica umana richiesta prima di invii, assegnazioni o altre operazioni definitive. Le funzioni di timbratura possono applicare regole tecniche deterministiche per ordinare eventi, calcolare durate e pause, evidenziare registrazioni incomplete o anomalie e predisporre riepiloghi. Le richieste di assenza o permesso richiedono invece una decisione esplicita di un Utente Autorizzato e non vengono approvate o rifiutate automaticamente. L'estrazione documentale, i calcoli tecnici sulle timbrature e la registrazione dei dati formativi, considerati in sé, non adottano decisioni unicamente automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi ai sensi dell'articolo 22 GDPR. Cedoly non adotta provvedimenti disciplinari, non determina retribuzioni e non valuta il personale.
9. Verifica degli output e destinatari
Prima di confermare un'operazione, l'utente che agisce per l'Organizzazione verifica almeno identità del destinatario, documento associato, periodo, indirizzo e completezza del contenuto. Verifica inoltre, quando usa le relative funzioni, eventi e rettifiche di timbratura, pause e riepiloghi, periodi, motivazioni, note e stati delle richieste, partecipanti e completamenti dei corsi. Cedoly fornisce strumenti tecnici di supporto ma non certifica la correttezza sostanziale del cedolino o delle registrazioni lavoristiche, non sostituisce il consulente del lavoro e non decide chi abbia diritto a ricevere un documento o un provvedimento.
10. Uso consentito e vietato
È vietato usare il Servizio per finalità illecite, caricare contenuti senza titolo, tentare accessi a tenant o dati altrui, eludere autenticazione, App Check, limiti, quote o controlli di sicurezza, introdurre codice dannoso, effettuare reverse engineering salvo quanto inderogabilmente consentito, sovraccaricare intenzionalmente i sistemi, usare indirizzi non autorizzati o distribuire documenti a destinatari errati. Sono ammessi gli usi professionali coerenti con la gestione e distribuzione dei documenti del personale e con le autorizzazioni attribuite.
11. Sicurezza dell'Account e cooperazione
Cedoly adotta misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio; nessuna misura elimina ogni rischio. L'Utente Autorizzato conserva il controllo del proprio metodo di autenticazione, termina le sessioni su dispositivi condivisi e informa info@cedoly.it di sospetti incidenti. L'Organizzazione coopera nelle verifiche, revoca gli accessi non più necessari e non comunica codici monouso, token o credenziali.
12. Sospensione del Servizio
Cedoly può limitare o sospendere, in tutto o in parte, l'accesso al Servizio esclusivamente quando ciò sia ragionevolmente necessario per contenere un rischio di sicurezza, impedire un abuso o un uso illecito, porre rimedio a una violazione contrattuale materiale, gestire un mancato pagamento relativo a Cedoly Pro, adempiere a un obbligo di legge o proteggere altri tenant e l'infrastruttura. Salvo che l'urgenza, la sicurezza o la legge lo impediscano, Cedoly informa l'Organizzazione dei motivi e delle misure utili al ripristino; la limitazione dura solo quanto necessario rispetto alla causa che l'ha determinata.
13. Disponibilità, manutenzione ed evoluzione
Cedoly mira a mantenere il Servizio disponibile ma non garantisce operatività ininterrotta. Possono verificarsi manutenzioni programmate, aggiornamenti urgenti, guasti o indisponibilità di fornitori. Quando ragionevolmente possibile, Cedoly comunica le manutenzioni che incidono materialmente sull'uso e ripristina il servizio secondo priorità e impatto, senza promettere livelli di servizio non espressamente pattuiti.
14. Cedoly Pro e primo invio gratuito
È disponibile un unico abbonamento Cedoly Pro. Il primo invio è gratuito ed è distinto dalla prova dell'abbonamento. Alla prima attivazione l'Organizzazione può attivare una prova gratuita di 7 giorni inserendo un metodo di pagamento valido; la prova è disponibile una sola volta per Organizzazione e non si ripete dopo una disdetta. Gli invii successivi e le funzioni Pro richiedono una prova dell'abbonamento in corso o un abbonamento Pro attivo. L'accesso Pro viene attivato soltanto dopo la verifica dello stato della sottoscrizione Stripe. L'apertura o l'abbandono del checkout non attiva la prova.
15. Prezzi, IVA e pagamenti
Per le nuove attivazioni Cedoly Pro costa 19,90 euro al mese, IVA inclusa, al termine della prova gratuita di 7 giorni quando spettante. Per chi ha già utilizzato la prova l'addebito avviene all'attivazione. Gli abbonamenti storici conservano il prezzo concordato di 9 euro per periodicità mensile oppure 89 euro per periodicità annuale, IVA inclusa, fino a un'eventuale modifica richiesta o accettata dall'Organizzazione. Il checkout mostra prima della conferma il dettaglio fiscale e l'importo totale, senza aggiungere l'IVA ai prezzi indicati; eventuali regimi fiscali applicabili all'Organizzazione, inclusi non imponibilità o inversione contabile quando ne ricorrano i presupposti, risultano dalla relativa documentazione fiscale. Stripe gestisce checkout, metodo di pagamento, addebiti, ricevute e portale dell'abbonamento secondo i propri termini. Cedoly non conserva i dati completi della carta.
16. Rinnovo automatico e disdetta di Cedoly Pro
Per le nuove attivazioni Cedoly Pro si rinnova automaticamente ogni mese a 19,90 euro IVA inclusa. Quando spettante, la prova gratuita dura 7 giorni dalla conferma della sottoscrizione; il primo addebito avviene alla fine della prova. Per evitarlo l'Organizzazione deve disdire dal portale Stripe prima della scadenza della prova; l'accesso resta disponibile fino a tale scadenza. Gli abbonamenti già attivi conservano prezzo e periodicità concordati, consultabili nel portale Stripe. L'Organizzazione può disdire in qualunque momento dal portale di gestione Stripe; la disdetta evita il rinnovo successivo e, salvo diversa indicazione inderogabile o rimborso espressamente approvato, l'accesso Pro resta disponibile sino alla fine del periodo già pagato. Frequenza, prezzo IVA inclusa, dettaglio fiscale e data del prossimo addebito devono essere mostrati prima dell'acquisto e restano consultabili nel portale di gestione.
17. Mancato pagamento, rimborsi e variazioni di prezzo
Un pagamento rifiutato o non regolarizzato può impedire il rinnovo o determinare la limitazione delle funzioni Pro secondo l'articolo 12. Rimborsi, storni e contestazioni sono gestiti nel rispetto delle norme inderogabili e delle condizioni comunicate; non è promesso un rimborso automatico del periodo già fruito. Eventuali variazioni di prezzo si applicano soltanto dopo comunicazione trasparente e non modificano retroattivamente periodi già pagati.
18. Durata, cessazione, export e cancellazione
Le Condizioni restano efficaci finché l'Account o il rapporto restano attivi. La disdetta di Cedoly Pro non equivale automaticamente alla cancellazione dell'Account o dei Dati del Cliente. Prima della cessazione, l'Organizzazione esporta i documenti che deve conservare. Restituzione, cancellazione dei dati attivi, copie di backup e conservazioni obbligatorie seguono il DPA, le istruzioni valide e la policy di retention applicabile, secondo criteri documentati di necessità, minimizzazione, sicurezza, tutela dei diritti e obbligo legale.
19. Documenti e licenza tecnica
Dati e documenti restano dell'Organizzazione, dell'Utente Autorizzato o dei rispettivi aventi diritto. L'Organizzazione concede a LG Trading Srl e ai subprocessori autorizzati una licenza non esclusiva, limitata alla durata e alle operazioni tecnicamente necessarie per ricevere, conservare, elaborare, associare, trasmettere, rendere consultabili, esportare e cancellare i Dati del Cliente secondo istruzioni. La licenza non consente usi autonomi incompatibili con il rapporto.
20. Proprietà intellettuale di Cedoly
Software, interfacce, marchi, grafica, documentazione e componenti del Servizio appartengono a LG Trading Srl o ai rispettivi licenzianti. L'accesso concede un diritto personale, limitato, non esclusivo, non trasferibile e revocabile di usare il Servizio secondo queste Condizioni; non trasferisce codice sorgente, marchi o altri diritti di proprietà intellettuale.
21. Servizi terzi
Il Servizio dipende da fornitori di infrastruttura cloud, autenticazione, database, storage, protezione antiabuso, elaborazione automatizzata dei documenti, email transazionali e pagamento. Cedoly seleziona e governa i fornitori nel proprio perimetro contrattuale, ma non controlla eventi esterni ai loro sistemi. Stripe opera per i pagamenti secondo i propri ruoli; non riceve i documenti del personale per il solo fatto di gestire l'abbonamento.
22. Protezione dei dati, DPA, subprocessori e trasferimenti
LG Trading Srl opera come titolare per account, autenticazione, sicurezza, assistenza, fatturazione e amministrazione del Servizio, secondo l'Informativa Privacy. Quando tratta per conto dell'Organizzazione documenti e dati del personale, incluse timbrature e presenze, richieste di assenza o permesso e dati su corsi e formazione, l'Organizzazione è titolare e LG Trading Srl è responsabile ai sensi del DPA. Il DPA non è imposto a ogni utente durante l'autenticazione: viene concluso nel contesto della specifica Organizzazione, prima della prima operazione aziendale che lo richiede, da una persona autorizzata a vincolarla. DPA, allegati, subprocessori e garanzie sui trasferimenti costituiscono la fonte prevalente per il trattamento per conto del Cliente.
23. Riservatezza
Ciascuna parte protegge le informazioni non pubbliche ricevute dall'altra, le usa soltanto per il rapporto e limita l'accesso a persone che ne abbiano necessità e siano vincolate alla riservatezza. Non sono riservate le informazioni già legittimamente pubbliche, conosciute senza vincolo, sviluppate indipendentemente o da comunicare per legge; ove consentito, la parte destinataria informa preventivamente l'altra della richiesta legale.
24. Supporto e comunicazioni
Il supporto è raggiungibile a info@cedoly.it. Le comunicazioni operative, di sicurezza, legali e di fatturazione possono essere inviate all'indirizzo verificato associato all'Account o rese disponibili nel Servizio. L'Organizzazione mantiene aggiornati i recapiti amministrativi e non usa indirizzi di terzi senza titolo.
25. Modifiche del Servizio e dei documenti
Cedoly può evolvere funzioni e interfaccia per sicurezza, affidabilità, adeguamento normativo o miglioramento, preservando per quanto ragionevole le funzionalità essenziali del servizio acquistato. Ogni documento reca versione, data e impronta. Le modifiche sostanziali alle Condizioni richiedono una nuova accettazione quando necessario; le versioni accettate restano ricostruibili mediante copia e hash registrati. Nessuna modifica opera retroattivamente sulla versione già accettata.
26. Responsabilità e limitazioni
L'Organizzazione risponde della liceità e qualità dei dati forniti, delle proprie istruzioni, dei destinatari scelti, delle autorizzazioni attribuite e degli adempimenti di propria competenza. L'Utente Autorizzato risponde del proprio uso doloso o contrario alle autorizzazioni ricevute. Fermi il dolo, la colpa grave, la violazione di obblighi inderogabili e ogni responsabilità che non può essere esclusa o limitata ai sensi dell'articolo 1229 c.c. o di altra norma applicabile, LG Trading Srl non risponde dei danni indiretti o consequenziali che derivino da dati o istruzioni inesatti dell'Organizzazione, dall'omessa verifica di documenti o destinatari, dall'uso non conforme del Servizio oppure da indisponibilità di servizi terzi fuori dal ragionevole controllo di Cedoly. Per i danni diretti imputabili a inadempimenti di Cedoly, diversi dai casi inderogabili appena indicati, la responsabilità complessiva verso l'Organizzazione non supera i corrispettivi pagati dall'Organizzazione per Cedoly Pro nei dodici mesi precedenti l'evento dannoso; se il servizio era utilizzato esclusivamente a titolo gratuito, il limite è pari a euro 100. Tale limite non riduce i diritti degli interessati né la responsabilità prevista dal GDPR.
27. Forza maggiore
Nessuna parte risponde del ritardo causato da eventi imprevedibili e fuori dal proprio ragionevole controllo, quali calamità, interruzioni generalizzate delle reti, provvedimenti dell'autorità, conflitti o attacchi su larga scala, purché adotti misure ragionevoli per limitarne gli effetti e riprenda l'esecuzione appena possibile. Restano dovute le prestazioni già correttamente eseguite e gli obblighi non impediti dall'evento.
28. Cessazione per inadempimento
Ciascuna parte conserva i rimedi previsti dalla legge in caso di inadempimento dell'altra. Ove l'inadempimento sia rimediabile, la parte interessata può chiedere di porvi rimedio entro un termine congruo prima di agire, salvo urgenza, sicurezza, illecito o impossibilità. La cessazione non pregiudica diritti maturati, obblighi di pagamento già sorti, riservatezza, proprietà intellettuale, protezione dati e disposizioni destinate a sopravvivere.
29. Legge applicabile e competenza
Si applica la legge italiana. Non è stabilito un foro esclusivo convenzionale né un arbitrato obbligatorio: l'autorità giudiziaria competente è determinata dalle norme applicabili. Restano salve le disposizioni inderogabili eventualmente applicabili al singolo rapporto.
30. Disposizioni finali, prevalenza e contatti
L'eventuale invalidità di una disposizione non invalida le altre; la disposizione è interpretata o sostituita nei limiti necessari a preservarne la finalità lecita. In materia di trattamento per conto dell'Organizzazione prevale il DPA; per i pagamenti prevalgono prezzo e periodicità mostrati nel checkout; per le preferenze cookie prevale l'Informativa Cookie. La mancata applicazione occasionale di una disposizione non costituisce rinuncia. Contatti: LG Trading Srl, info@cedoly.it, cedoly.it.
31. Specifica approvazione delle condizioni predisposte
Quando le presenti Condizioni regolano il rapporto con un'Organizzazione mediante testo predisposto, la specifica approvazione ai sensi degli articoli 1341 e 1342 c.c. riguarda esclusivamente le disposizioni effettivamente riconducibili alle categorie legali: articolo 12, sospensione del Servizio; articolo 16, rinnovo automatico; articolo 26, limitazioni di responsabilità. Il loro testo integrale deve essere mostrato immediatamente prima della checkbox separata. Non sono richieste approvazioni generiche per proprietà intellettuale o altre clausole non rientranti nell'elenco; non sono previsti foro esclusivo o arbitrato obbligatorio.
Le accettazioni sono registrate dal backend con UID, versione, hash e data/ora server. La copia ufficiale associata all’evento è un PDF nativo e ricercabile; la stampa di questa pagina non sostituisce tale copia.